Tanto Microsoft Word (Microsoft Office) como Writer (LibreOffice) ofrecen herramientas avanzadas que van más allá de la simple redacción. Una de sus funcionalidades más útiles es la capacidad de insertar campos reutilizables o dinámicos, ideales para elementos como fechas, firmas, nombres o bloques de texto estándar. Estas herramientas son clave para ahorrar tiempo, mantener consistencia y automatizar tareas repetitivas en documentos.

En este reportaje, exploraremos cómo aprovechar estas funciones en ambas plataformas con un ejemplo práctico: crearemos un pie de firma reutilizable que luego insertaremos fácilmente en otro documento. Esto nos permitirá comprobar la facilidad de trabajar con estas herramientas y lo eficientes que resultan.

Qué son los campos reutilizables?

Los campos reutilizables son marcadores que representan datos dinámicos o bloques de texto que puedes insertar automáticamente en un documento. Estos campos se actualizan o se adaptan según sea necesario, y pueden incluir fecha y hora actuales, nombre del autor o título del documento, número de páginas, texto o firmas predefinidas.

Tanto Microsoft Word como LibreOffice Writer ofrecen estas funcionalidades, aunque con algunas diferencias en su implementación.

Cómo insertar campos reutilizables en Microsoft Word

Vamos a crear un pie de firma como un texto reutilizable. Para ello escribe el texto en un documento, y en la fecha colocaremos una fecha dinámica, lo que posibilitará que al pegarlo en otro escrito nos actualizará la fecha.

Para hacer el auto texto en Microsoft Office seleccionaremos todo el texto del pie de firma (firma incluida), y vamos a la pestaña «Insertar», y seleccionamos «Elementos rápidos». Dentro de las opciones señalamos Autotexto y Guardar selección en galería de Autotexto.

Nos aparece una ventana flotante para crear un nuevo bloque de creación. Le damos un nombre y una descripción y ya lo tenemos guardado.

Si te fijas el bloque lo guarda en el archivo Normal.dotm. Por si no lo sabes, este archivo es la plantilla de todos los archivos de Microsoft Office por lo que estará presente en cualquier documento .

Insertemos el pie de firma en otro documento:

Vamos a crear un nuevo documento o abrir uno existente. Veamos a la pestaña «Insertar», seleccionamos «Elementos rápidos» y elegimos «Pie de Firma» de la lista. El texto se insertará automáticamente.

Cómo insertar campos reutilizables en LibreOffice Writer

Para ello utilizaremos el mimo escrito. Ahora deberemos ir a al menú «Herramientas» y selecciona «Texto automático».

En la ventana emergente, asignaremos un nombre descriptivo, como «Pie de Firma», y podremos crear un atajo, como por ejemplo «PdF».

Insertemos el pie de firma en un documento de Libre Office:

Para insertarlo es volver a hacer los pasos y esta vez le daremos al botón de insertar para obtener el resultado esperado.

Un punto destacado de LibreOffice Writer es su uso eficiente de atajos para insertar Autotextos. Al asignar un atajo personalizado, como «PdF», puedes simplemente escribirlo y presionar F3 para insertar automáticamente el contenido predefinido. Esto elimina la necesidad de navegar por menús y hace que la reutilización de bloques de texto sea más rápida e intuitiva. Es especialmente útil para usuarios que buscan velocidad en su flujo de trabajo.

Con este ejemplo práctico hemos visto cómo es posible ahorrar tiempo y trabajar de manera más eficiente utilizando los campos reutilizables en Microsoft Word y LibreOffice Writer. Ambas herramientas cumplen con creces las necesidades de los usuarios, ya sea en un entorno empresarial, académico o personal. Experimenta con estas funciones y transforma tu flujo de trabajo con documentos más dinámicos y profesionales.

Espero que esta información te haya sido útil, y te animo a seguir atento, ya que cada día publicaré un nuevo artículo con temas relacionados que podrían ser de tu interés.